LE CONTRÔLE FISCAL DES COMPTABILITÉS INFORMATISÉES
Ce qu’il faut retenir
|11| L’entreprise qui fait l’objet d’une vérification de comptabilité de la part de l’administration fiscale bénéficie de garanties visant notamment à respecter ses droits de la défense. Garanties qui sont renforcées si elle tient une comptabilité informatisée et dont l’irrespect est sanctionné.
Distinguer les opérations de contrôle mises en œuvre par l’administration fiscale qui entrent dans le cadre d’une vérification de comptabilité classique de celles qui entrent dans le cadre d’une vérification de comptabilité informatisée revêt donc une grande importance pour que l’entreprise connaisse les dispositions qui lui sont applicables.
Notion de comptabilité informatisée
Les dispositions relatives au contrôle des comptabilités informatisées sont susceptibles de concerner, en pratique, les entreprises qui exercent une activité industrielle et commerciale, agricole (sauf option pour le régime forfaitaire des bénéfices agricoles) ou non commerciale dès lors que leur comptabilité est tenue, même partiellement, à l’aide de systèmes informatisés participant directement ou indirectement à la justification d’une écriture comptable.
Modalités du contrôle
|12| Dans ce cadre, le contrôle de l’administration fiscale porte sur :
- l’ensemble des informations, données et traitements informatiques concourant directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux de l’entreprise et à l’élaboration des déclarations obligatoires de cette dernière ;
- ainsi que la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements.
Exemple : selon l’administration fiscale, sont notamment concernés les systèmes informatisés comptables, les systèmes de gestion des recettes ou des ventes tels que les caisses enregistreuses dotées de procédés de mémorisation et de calcul ou encore les systèmes relatifs à la gestion commerciale (gestion des achats, des stocks, du personnel…).Le contrôle d’une comptabilité informatisée suppose, en principe, la réalisation de traitements informatiques sur ces différentes données comptables afin de permettre à l’administration fiscale de les exploiter.
Cette dernière donne comme exemples de traitements informatiques sur les données comptables leur collecte, leur saisie, leur enregistrement, leur modification, leur classement, leur tri, leur conservation, leur destruction et leur édition.
Précision : en l’absence de réalisation de traitements informatiques, par exemple en cas de simple consultation des données comptables informatisées par l’administration fiscale, ce sont les règles du contrôle fiscal classique qui doivent s’appliquer.Obligation d’information
|13| Le vérificateur est tenu d’informer l’entreprise, par écrit et de façon précise, de la nature des traitements informatiques envisagés et des trois options dont elle dispose pour leur réalisation. La formalisation écrite de la nature des investigations envisagées doit permettre à l’entreprise de disposer d’une information suffisante pour faire son choix entre les modalités de traitements informatiques, et ce en toute connaissance de cause.
À noter : l’administration fiscale donne comme exemple de description d’un traitement informatique envisagé la rédaction suivante : « Je souhaite vérifier que les créances acquises sont facturées sur le bon exercice. Pour ce faire, j’ai besoin de vérifier les dates de conclusions des marchés, les dates de commandes correspondantes avec les dates de facturation. ».L’entreprise peut ainsi opter pour une réalisation des traitements informatiques soit par :
- le vérificateur lui-même sur le matériel présent dans l’entreprise ;
- l’entreprise elle-même, qui effectue tout ou partie des traitements informatiques, suivant les indications du vérificateur ;
- le vérificateur, hors de l’entreprise, après remise par l’entreprise des copies des fichiers informatiques nécessaires.
À noter : dans ce dernier cas, l’administration fiscale doit restituer les copies de fichiers avant la mise en recouvrement des éventuelles rectifications fiscales et ne peut pas conserver de double de ces copies.L’entreprise a l’obligation d’indiquer son choix par écrit au vérificateur.
À savoir : dans le cadre d’une procédure de contrôle d’une comptabilité informatisée, le vérificateur peut avoir recours à l’intervention d’un vérificateur spécialisé dont il doit alors communiquer le nom et l’adresse administrative au contribuable.Enfin, si des rectifications du résultat fiscal de l’entreprise trouvent leur origine dans ces traitements informatiques, l’administration fiscale doit préciser, au sein de la proposition de rectification qu’elle notifie à l’entreprise, la nature et le résultat des traitements informatiques concernés. Un exposé clair de la démarche suivie par l’administration fiscale permettant ainsi à l’entreprise d’être en mesure de formuler ses observations.
Annulation des redressements
|14| En cas de non-respect des garanties que nous venons d’exposer, la vérification de comptabilité est irrégulière et la jurisprudence annule les redressements fiscaux mis à la charge de l’entreprise dans ce cadre.
Et certains tribunaux vont même jusqu’à annuler dans ce cas la totalité des redressements issus de la procédure irrégulière même s’ils ne sont pas directement fondés sur l’examen de la comptabilité informatisée.
Précisions
Prorogation de la durée de vérification
|15| En principe, la vérification de la comptabilité d’une PME est limitée à trois mois. Cependant, lorsque la comptabilité est informatisée, la durée de la vérification peut être prorogée du délai nécessaire à la préparation des traitements informatiques sollicités par l’administration fiscale.
Précision : pour être qualifiée de PME, l’entreprise ne doit pas, pour l’année 2011, réaliser un chiffre d’affaires hors taxes supérieur à : - 777 000 € pour les entreprises exerçant une activité industrielle ou commerciale de livraison de biens, de vente de denrées à emporter ou à consommer sur place ou de fourniture de logement ;- 234 000 € pour les entreprises de prestations de services ou exerçant une activité non commerciale ;- 350 000 € pour les entreprises agricoles.Ainsi, le délai de la vérification de comptabilité est prorogé de la durée comprise entre la date du choix par le contribuable de l’une des modalités de traitement informatique et respectivement, selon l’option choisie, soit celle de :
- la mise à disposition du matériel et des fichiers nécessaires par l’entreprise ;
- la remise des résultats des traitements réalisés par l’entreprise à l’administration ;
- la remise des copies de fichiers nécessaires à la réalisation des traitements par l’administration.
La notion de traitements informatiques
|16| La frontière entre la vérification de comptabilité classique et la vérification de comptabilité informatisée n’est pas très claire. Elle repose essentiellement sur la réalisation ou non de traitements informatiques. Traitements dont aucune définition légale n’existe. Le Conseil d’État a donc été amené à apporter des précisions en la matière.
Examen d’un cd-rom
Dans une décision du 17 mars 2008, le Conseil d’État a jugé que, lorsque les informations enregistrées sur un cd-rom ne constituent pas un ensemble d’informations décrivant le mode de fonctionnement du système informatique de la société vérifiée mais des données brutes, l’examen de ce cd-rom ne constitue pas un traitement informatique.
À noter : les informations contenues dans le cd-rom concernaient en l’espèce des appels téléphoniques passés par la société vérifiée pour le compte d’une autre société servant à établir les factures adressées à cette dernière.Les juges ont également précisé, dans un arrêt du 23 décembre 2010, que l’administration fiscale peut, dans le cadre d’une vérification de comptabilité classique, prendre copie de données issues des systèmes informatisés de la société vérifiée, y compris sur support informatique, pour les consulter et analyser leur cohérence, à partir de ses propres outils, avec les déclarations fiscales de la société.
À noter : cette solution va dans le sens de la position de l’administration fiscale qui considère qu’elle peut réaliser des opérations simples (tris, classements…) sur des fichiers informatiques remis par l’entreprise, afin de s’assurer de la concordance des documents comptables avec les déclarations fiscales de l’entreprise, sans pour autant devoir recourir à la procédure spécifique de vérification des comptabilités informatisées.|17| Le Conseil d’État distingue ainsi l’extraction de données brutes non enrichies sur support informatique pouvant être exploitées par l’administration fiscale, au même titre qu’un fichier papier, dans le cadre d’une procédure de vérification classique, des traitements informatiques de nature à permettre la détermination des résultats comptables et fiscaux et par conséquent l’élaboration des déclarations fiscales, relevant quant à eux de la procédure de vérification spéciale.
Analyse d’un logiciel de caisse
Les juges ont aussi récemment indiqué, dans un arrêt du 24 août 2011, que la consultation et l’analyse de données d’un logiciel informatique de caisse, à partir des fonctionnalités de celui-ci, peuvent relever d’une procédure de contrôle de la comptabilité informatisée, et ceci même si ce logiciel n’est pas relié au logiciel de comptabilité de l’entreprise.
Dans cette affaire, l’administration fiscale avait constaté des discordances entre les recettes enregistrées dans le logiciel de caisse et les recettes déclarées par l’entreprise à partir de son logiciel de comptabilité. Les redressements fiscaux ont été annulés par les juges, les garanties spécifiques au contrôle d’une comptabilité informatisée n’ayant pas été respectées.